Datenbankgestützte Layoutproduktion mit Adobe InDesign

Jörg Oyen Die Zeiten, in denen Angebote und Rechnungen jedesmal wieder neu erfasst werden, sind schon seit einigen Jahren vorbei. Umfangreiche Warenwirtschaftssysteme haben die Aufgabe übernommen, wesentliche Daten für unterschiedlichste Anwendungen vorzuhalten. Quasi auf Knopfdruck kann ermittelt werden, wann ein Artikel bestellt worden ist, wie oft er verkauft wurde, und je nach System kann sogar der gleiche Artikel in unterschiedlichsten Medien dargestellt werden.

Im Gegensatz zu reinrassigen Webshopdarstellungen geht es auf dem Papier anders zu. Auf einer gestalteten Seite steht nur eine begrenzte bedruckbare Fläche zur Verfügung. Spätestens bei «frei gestalteten» Katalogseitenstrecken gibt es neben diversen Gestaltungsrichtlinien für Farben und Schriften meist kein feststehendes Gestaltungsraster. Eine Seite «lebt» von Emotionen, die auf unterschiedlichste Art und Weise visualisiert werden. Der Weg dahin wird von mehr als zwei Personen erarbeitet. Das kleinste gemeinsame Bindeglied zwischen solchen Layoutdarstellungen und der Warenwirtschaft bildet dabei die Artikelnummer.

Woher weitere zugehörige Informationen wie Beschreibung, Bilder, unterschiedlichste Preise und auch Preisauszeichnungen kommen, bleibt bei vielen Lösungen eine undokumentiert begleitende Arbeitsmassnahme.

Abgleich zwischen Datenbank und Layout

Es ist ein gutes Gefühl, zu wissen, dass mit Database Publishing in letzter Minute Preise im Layout aktualisiert werden können. Dass über den gleichen Weg mehrsprachige Produktionen erstellt werden können, eröffnet weitere Perspektiven.

Doch erst einmal zurück zum Anfang. Bevor auf «Knopfdruck» Daten in ein Layout einlaufen und später aktualisiert werden können, gilt es, einige wesentliche Vorarbeiten zu leisten.

Mit den Fragen «woher kommt welcher Inhalt, wie wird er und wann wird er dargestellt» werden Layouts durchleuchtet und auf ihre Umsetzbarkeit analysiert. Schnell entstehen auf diesem Wege unterschiedlichste Layoutbestandteile und benötigte Datenbankfelder, die, je nachdem, mehrfach auf einer Seite angewandt werden können. So weit der erste Arbeitsschritt. Bei gut zu automatisierenden Seitenstrecken wie klassischen Industriekatalogen kann so viel Erfassungsarbeit auf die Datenhaltung in Datenbanksystemen abgewälzt werden.

Doch was ist mit Inhalten, die seit Jahren von Katalog zu Katalog mitgetragen werden? Informationen, die nicht in einem direkten Bezug zu einer Artikelnummer stehen? Was ist mit Kapitelvorlauf- und Übersichtsseiten?

Im Ganzen betrachtet zwar nur eine geringe Menge, von der Umsetzung her aber meist sehr aufwendig. Nicht jeder Inhalt lohnt sich, in Datenbanken vorgehalten zu werden, nicht jeder Handgriff im Layout kann und soll letztendlich automatisiert werden, ein gewisser Freiraum für Gestaltung muss erhalten bleiben. Eine weitere Optimierung kann dann nur durch organisatorische Hilfen wie einheitlicher Datenzugriff und Ablage, Versionierung etc. erreicht werden.

Möglichkeiten der Creative Suite

Die Creative Suite bringt für das Optimieren von kreativen Arbeitsabläufen gleich mehrere programmübergreifende Funktionalitäten mit. Die wesentlichen Bordmittel für Adobe InDesign sind: Smart Objects – Bildelemente werden in einem jederzeit editierbaren Zustand vorgehalten, erst vor der Erstellung von z.B. Druckdaten werden diese auf das gewünschte Ausgabeformat umgerechnet. Die Weiterverwendung von gestalteten Inhalten für Internet erfolgt mit Für GoLive verpacken. Mit der Version Cue erfolgt der Zugriff auf verschiedene Versionen der verwendeten InDesign-Dokumente und Gestaltungsobjekte. Verwaltung und das Zusammenspiel von verschiedenen Akteuren intern wie extern werden so organisiert. Multilinguale Produktionen werden mit OpenType im typografischen Umfeld in Kombination von XML und Unicode bewerkstelligt. Mit den ausgefeilten InDesign-Tagging Funktionen und XML wird eine reibungslose Datenübernahme in und aus den zu erstellenden InDesign-Dokumenten bereitgestellt.

Wie kommen Daten in ein Layout?

Neben der Möglichkeit, über XML-Daten in ein Layout zu bekommen, bietet InDesign sonst keine direkte Möglichkeit, strukturierte Daten teilweise zu importieren. Entweder alles oder nichts ist hier die Devise.

Ab hier greifen verschiedenste Plug-ins, die grundsätzlich ASCII-Daten/ Tabtexte und andere «tabellenartige» strukturierte Inhalte importieren können.

Liegen die zu ladenden Daten nicht auf File-Ebene vor, sondern sind nur durch den Aufruf von SQL-Statements aus der Datenbank erhältlich, wird die Wahl eines geeigneten Plug-ins schon wesentlich eingegrenzt. Windows-Anwender können sich freuen – hier gibt es eine breite Anzahl von sog. ODBC-Treibern, die diesen Schritt ermöglichen.

Werden mehr als nur Artikelnummer und Preis im Layout benötigt und beschreibende Texte direkt von «Kreativen» erstellt, gibt es auch eine Reihe von Plug-in-Anbietern, die eine direkte Anbindung zu FileMaker vorweisen. Gerade im Agenturumfeld ist dieses Datenbankprogramm weit verbreitet und schnell auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst.

Das «Verdrahten» von Daten und Layout

Nehmen wir uns das Beispiel einer Visitenkarte. Es gibt die Inhalte Firma, Vorname, Name, Titel und Position. Bis auf den Firmennamen sollen die anderen Inhalte kleiner dargestellt werden. Kreative werden es zu schätzen wissen, wenn sie direkt über ihre gewohnte Layoutumgebung ihre Gestaltung mit den Datenbankinhalten über Platzhalter «verdrahten» können. Arbeitet man nach dem Prinzip «ein Rahmen, ein gestalteter Inhalt», ist das kein Problem. Sollen jetzt aber innerhalb eines Rahmens mehre Inhalte unterschiedlich formatiert zusammengesetzt werden, stösst man schnell an die Grenzen des Machbaren. Je nach Plug-in werden nun mehr oder weniger umfangreiche «Textaufbereitungen» in Form von InDesign-Tags extern notwendig.

Auch das nachträgliche Umsortieren von Textblöcken und Absätzen kann bei den wenigsten Lösungen im Layout erfolgen – es muss in der Datenvorhaltung schon erfolgt sein bzw. über eine entsprechende Nachpflege, Umsortierung der Daten und anschliessenden Neusatz oder Aktualisierung im Layout erneut umgesetzt werden. Bis dahin erfolgte manuelle typografische Arbeiten sind erneut auszuführen.

Ganze Seite oder halbe Seite?

Verfolgt man den generativen Ansatz von Plug-ins, jedes Mal neue Seiten automatisch mit Inhalten in InDesign zu umbrechen, stellt sich schnell die Frage: alles über Mustervorlagen realisieren oder Seitenbestandteile mehrfach verwenden?

Hier teilen sich die Anbieter in mehrere Lager auf. Einige unterstützen nur die Befüllung von ganzen Seiten, einige nutzen die InDesign-Bibliothek mit vorher hinterlegten Seitenbestandteilen und andere wiederum verfügen über umfangreiche Regelwerke. Diese steuern aufgrund von Inhalten, wann Rahmen dargestellt werden, ob sie auch über mehr als eine Seite befüllt und ob sie grösser oder auch kleiner werden dürfen. Für jeden Geschmack also etwas.

Kreative werden vorzugsweise die Variante mit der InDesign-Bibliothek zu schätzen wissen. Mit Drag & Drop werden Layoutbestandteile auf die Seite gezogen, die Artikelnummern eingetragen und mit einem Klick auf «Update» die passenden Inhalte formatiert und die zugehörigen Bilder geladen. Die Aufgabenstellung, auf einer dreispaltigen Seite die erste mit der dritten zu tauschen, ohne dabei eine Seite neu aufzubauen, ist so schnell gelöst.

Trennungen und Co.

Als Publisher verlässt man sich zunächst auf die Trennalgorithmen des Layoutprogramms. Mit ein paar Feinjustierungen ist das Ergebnis durchaus akzeptabel. Sollte das nicht der Fall sein, hilft der manuelle Eingriff weiter. Doch Vorsicht: Viele datenbankgestützte Produktionen verfolgen das Ziel, gestaltete Inhalte 1:1 in einem anderem Medium weiter zu nutzen, und setzen darauf, Textinhalte aus dem Layout weiterzuverwenden. Die Folge: Auch Trennungen und weitere typografische Eingriffe werden übergeben.

Aufzählungen

Bei technischen Produkten wird oft das Ausformulieren von Texten vernachlässigt. Im Layout werden diese Aufzählungen mit hängenden Einzügen dargestellt. Eine Disziplin, die InDesign in Kombination mit dem PageMaker-Plug-in-Pack im Gegensatz zu den Database-Publishing-Lösungen beherrscht.

Was tun? Die magischen Wörter sind Prefix, Präfix und InDesign-Tags. Werden die Aufzählungstexte vor dem eigentlichen Einladen in InDesign entsprechend mit InDesign-Tags angereichert, klappt es auch mit der Darstellung im Layout.

Ordnung und Übersicht

Mit InDesign CS hat man ein sehr starkes Werkzeug an der Hand, um schnell Tabelleninhalte einzuladen und gestalterisch auf Vordermann zu bringen. Der Haken an der Sache – ändern sich die Inhalte, heisst es entweder, Hand im Layout anzulegen oder auf den Einsatz von Plug-ins zu setzen. Hier helfen Tools wie Woodwing Smartstyles und IQuest.xcell weiter.

Doch Tabellen haben noch mehr versteckte Feinheiten, die auf den ersten Blick verborgen bleiben. Eine Besonderheit ist neben der durch das Papierformat vorgebenen Breite die Anzahl der Spalten und Zeilen. Unterstützen die meisten Database-Publishing-Anbieter zwar die dynamische Darstellung von x-Tabellenzeilen, so bedeutet das bei der Spaltigkeit meist, x-Varianten für x-Spaltigkeiten zu «programmieren» und jede Möglichkeit abbilden zu können.

Noch spannender wird es bei den sog. «Übersichtstabellen» – Artikelnummern werden nicht untereinander aufgelistet, sondern nebeneinander gestellt. Passende und/oder übereinstimmende Merkmale werden zeilenweise dargestellt. Hier hilft gutes Layouten nur sehr bedingt weiter. Eine praktikable Lösung wird meist erst durch die Einführung weiterer «Platzhalter» und umfangreicher Datenbankprogrammierungen im Vorfeld erreicht.

Änderungsdienst

Verlässt man den Pfad der vollautomatischen Seitenstreckenproduktion und schwenkt auf den Pfad der Doppelseitenproduktion ein, werden Arbeitsabläufe nicht mehr linear in Folge, sondern parallel abgearbeitet. Die Konsequenz – plötzlich arbeiten mehr als eine Person auf einer Seite. Änderrungen von unterschiedlichen Akteuren erfolgen direkt mehrfach auf den Seiten. Dabei geht es nicht nur um Preisänderungen. Bei Modekatalogen ist es normal, dass während der Produktion Bilder umgestellt werden und in Folge alle bis dato erstellten Igeltexte – in der Regel Zuordnungszahl, Artikelnummer und Preis – umnummeriert und zum beschreibenden Text neu zugeordnet werden.

Ein weiterer Trend ist es, einmal gestaltete Seitenbestandteile mit jeweils angepassten Textinhalten für weitere Publikationen zu nutzen. Für diese Aufgabenstellungen sind ausgefeilte Änderungsmechanismen gefragt, die einem Layouter auf einen Blick zeigen, was zu tun ist, und im Hintergrund registrieren, dass Änderungen erfolgt sind.

Kreativ

Unterm dem Strich lässt es sich gut streiten, ob Database Publishing kreative Layouts nachhaltig unterstützen kann. Ohne klare Trennung von Inhalt und Gestaltung wird Database Publishing sich hier nicht wirklich von seiner guten Seite zeigen – nämlich wiederkehrende Handgriffe zu automatisieren. Aber wie heisst es: Layout hat auch was mit Design zu tun und Design heisst letztendlich Konzept und ein gutes Konzept hat immer einen Leitfaden und sieht mehr als einen Lösungsansatz vor.